Executive Operations Assistant
Aarau,
Schweiz
Wir arbeiten an der Schnittstelle zwischen Coaching, KI-Systemen und digitaler Transformation.
Mit SHIFTWISE, Stream Pulse und QUENARIS bauen wir Lösungen, die Coaches, Creator und Unternehmen dabei unterstützen, schneller und klarer zu wachsen.
Damit sich die Unternehmensleitung vollständig auf Strategie, Produktentwicklung und Kunden konzentrieren kann, suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und eigenständige Assistenz, die operative Abläufe übernimmt, Ordnung schafft und die Kommunikation professionell steuert.
Diese Rolle ist ideal für eine erfahrene VA oder eine Person mit starker organisatorischer Fähigkeit, die Freude an digitalen Tools, klaren Aufgaben und moderner Zusammenarbeit hat.
Was diese Position ausmacht
Um dir einen schnellen und präzisen Eindruck der Position zu geben, haben wir die wichtigsten Aufgaben und Anforderungen für dich zusammengefasst:
Verantwortlichkeiten
- Sales & marketing for 2
- Pflege und Strukturierung von Leads im FluentCRM
- Versand von Follow-up Nachrichten
- Koordination von Terminen über FluentBooking
- Verwaltung und Pflege der Kundenpipeline
- Erstellung und Pflege von ToDo's
- Strukturierung und Dokumentation
- Vorbereitung von LinkedIn-Posts und Upload von TikTok-Inhalten
- Unterstützung beim Onboarding neuer Kunden
- wöchentliches Reporting (Leads, Projekte, Follow-ups, Prioritäten)
- allgemeine administrative Tätigkeiten
Must-have
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Erfahrung in administrativen oder VA-Rollen
- Koordination von Terminen über FluentBooking
- Schnelle Auffassungsgabe beim Umgang mit digitalen Tools
- Diskretion und vertrauensvolle Kommunikation
- Eigenständiges Zeitmanagement bei Remote-Arbeit
Wünschenswert
- Erfahrung mit WordPress
- Kenntnisse in FluentCRM / FluentBooking
- Erfahrung mit Odoo oder anderen CRM-Systemen
- Grundkenntnisse in Canva
- Affinität zu Coaching, Content oder KI-Systemen
Was ist das Tolle an dem Job?
- Arbeit in einem modernen, digitalen Umfeld
- Keine Bürokratie, klare Prozesse, effiziente Zusammenarbeit
- Direkter Austausch mit der Unternehmensleitung
- Arbeit mit innovativen KI-Tools und spannenden Projekten
- Aufgaben, die sichtbar wirken und echte Ergebnisse erzeugen
- Hohe Eigenverantwortung ohne starre Vorgaben
QUENARIS · Intelligenz neu definiert
Was wir anbieten
Jeder Mitarbeiter hat die Chance, die Auswirkungen seiner Arbeit zu sehen.
Sie können einen echten Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten.
Das ganze Jahr über werden oft verschiedene Aktivitäten organisiert, wie wöchentliche
Sportveranstaltungen, Teambuildings, monatliche After-Work-Runden und vieles mehr
Remote & flexibel
Arbeite ortsunabhängig und teile dir deine Zeit frei ein.
Klare Strukturen
Du arbeitest ohne Chaos – mit definierten Abläufen und Systemen. .
Weiterbildung inklusive
Zugang zu modernen Tools, KI-Workflows und Systemtrainings. .
Modernste KI-Tools
QUENARIS, GPTs und Automationen gehören zu deinem Arbeitsalltag.